Sao kê ngân hàng là gì? Cách sao kê tài khoản ngân hàng

Sao kê tài khoản là một thuật ngữ phổ biến mà bạn được nghe khá phổ biến trong lĩnh vực ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng. Vậy sao kê ngân hàng là gì? Làm thế nào để sao kê tài khoản? Bài viết hôm nay Fingo sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích xoay quanh thuật ngữ “sao kê ngân hàng” một cách đơn giản và dễ hiểu nhất.

Sao kê ngân hàng là gì?

Sao kê ngân hàng trong tiếng Anh được gọi là “bank statement“. Đây là một tài liệu cung cấp bởi ngân hàng, liệt kê tất cả các giao dịch đã thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định của một tài khoản khách hàng mở tại ngân hàng đó (khách hàng có thể là cá nhân hoặc doanh nghiệp).

Trên sao kê tài khoản ngân hàng sẽ có một số thông tin như sau: Họ tên chủ tài khoản, số tài khoản, số dư tiền trong tài khoản đầu kỳ của thời gian sao kê, số tiền từng khoản chi tiêu theo thời gian, ngày cụ thể (thể hiện mọi khoản chi tiêu từ chuyển khoản, thanh toán hóa đơn, rút tiền mặt…

Bản sao kê sẽ được gửi cho bạn dưới hình thức sao kê được in ra giấy, ký và đóng dấu đỏ của ngân hàng hoặc sao kê có chữ ký điện tử được gửi dưới dạng bản pdf đến email cá nhân, công ty/ tổ chức của bạn đã đăng ký tại thời điểm mở tài khoản.

Hiện nay hình thức hai được khuyến khích hơn vì tăng tính bảo mật, giảm chi phí đi lại và in ấn hồ sơ, tuy nhiên khi bạn đăng ký email cần đảm bảo đó sẽ là email được bảo mật nếu bạn không muốn thông tin này bị lộ cho nhiều người biết.

Khi nào cần sao kê tài khoản và tác dụng của nó như thế nào?

Sao kê tài khoản sẽ thực sự cần thiết và có tác dụng trong các trường hợp như sau:

Kiểm tra lại các thông tin trong quá trình giao dịch

Sao kê tài khoản giúp bạn xem được số dư đầu kỳ và cuối kỳ sao kê, các giao dịch được diễn giải cụ thể với từng số tiền bạn nhận được, bạn chuyển đi.Bạn sẽ kiểm tra được các khoản giao dịch bất thường hoặc phát sinh mà không rõ nguồn gốc trên tài khoản của bạn. Từ đó bạn đi xác minh với những giao dịch có sự nghi ngờ, bất thường.

Chứng minh năng lực tài chính

Với các cá nhân thường khi bạn đi du học, xin visa; với các doanh nghiệp là khi cần để thực hiện các dự án với đối tác, khi đi huy động vốn ở các tổ chức/ ngân hàng khác sẽ cần chứng minh dòng tiền vào ra xem năng lực tài chính đến đâu, lịch sử tiền vào ra như thế nào, đến từ nộp tiền mặt hay chuyển khoản nhiều, đối tác nào thường xuyên giao dịch và giá trị là bao nhiêu…

Kiểm soát chi tiêu và lên kế hoạch cho tương lai

Nhờ sao kê bạn sẽ biết được các khoản chi tiêu của mình thường tập trung vào vấn đề gì, có giảm thiểu được không hay là các khoản bắt buộc phát sinh. Từ đó bạn sẽ kiểm soát được chi tiêu và việc này càng cần thiết khi bạn có nhu cầu tiết kiệm, tích lũy cho tương lai hoặc cần để dành tiền trả nợ gốc lãi định kỳ cho các khoản vay vốn, đầu tư…

Thời gian sao kê và các khoản phí khi thực hiện sao kê

Với các hình thức sao kê dưới đây, bạn có thể nhận ngay bảng sao kê sau khi hoàn tất thủ tục sao kê tại quầy giao dịch hoặc thực hiện xong các thao tác trên Internet Banking và cây ATM.

Việc in sao kê giúp bạn kiểm soát quá trình giao dịch về các thanh toán tiền đi và đến tài khoản của mình và là một dịch vụ của ngân hàng với hình thức thu phí hoặc ưu đãi miễn phí, vì vậy bạn hoàn toàn có thể thực hiện yêu cầu sao kê một cách dễ dàng và sẽ không bị ngân hàng làm khó dễ trong quá trình sao kê.

Với sao kê tài khoản ngân hàng bạn có thể đóng phí định kỳ nếu bạn có nhiều giao dịch và thường xuyên cần sao kê để kiểm soát hoặc chỉ cần trả tiền cho lần sao kê khi bạn có nhu cầu. Mức phí có thể từ vài chục đến vài trăm nghìn tùy theo số lượng giao dịch của bạn có nhiều hay không. Nếu bạn thường xuyên sao kê thì chi phí sao kê cũng ít hơn cho từng lần hoặc bạn đóng định kỳ cả năm chi phí cũng đc ưu đãi hơn. Một số ngân hàng cũng rất ưu đãi và khuyến khích cho khách hàng sử dụng dịch vụ khi miễn phí phí sao kê tài khoản, tuy nhiên thông thường nếu bạn sao kê ở khoảng thời gian quá một năm so với hiện tại bạn sẽ bị mất phí, vì dữ liệu giao dịch ở các chi nhánh thường sẽ được hiển thị không quá 1 năm, nếu trên một năm cần xử lý ở cấp cao hơn, mất thời gian hơn nên sẽ phát sinh chi phí.

Các cách sao kê tài khoản ngân hàng

Sao kê tài khoản ngân hàng trực tiếp

Sao kê trực tiếp là việc bạn sẽ đi đến địa điểm giao dịch/ chi nhánh của các ngân hàng để đưa ra yêu cầu thực hiện sao kê tài khoản.

Với tài khoản cá nhân thường chủ tài khoản phải ra thực hiện yêu cầu sao kê, trừ trường hợp bạn có ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện các quyền của mình với tài khoản cá nhân. Các ủy quyền này thường phải theo mẫu của ngân hàng và được ngân hàng chấp thuận thì người được ủy quyền mới có thể thực hiện sao kê.

Với tài khoản của công ty/ tổ chức, chủ tài khoản là công ty/ tổ chức, người đại diện pháp luật/ giám đốc là người đại diện cho tổ chức thực hiện các giao dịch với ngân hàng, ký hồ sơ giấy tờ, duyệt lệnh giao dịch.

Sao kê tài khoản cũng là một loại hình giao dịch với ngân hàng, vì vậy người đại diện tài khoản này hay thực hiện luôn, hoặc với tổ chức lớn hơn thường ủy quyền hoặc giới thiệu kế toán trưởng; nhân viên kế toán; một nhân viên trong công ty thực hiện việc ra ngân hàng lấy sao kê.

Sao kê tài khoản ngân hàng online

Với hình thức này bạn có thể thực hiện ngay tại app mobile banking/internet banking của ngân hàng, với cá nhân hoặc cả với tổ chức doanh nghiệp.

Bạn có thể chọn khoảng thời gian bạn mong muốn sao kê để thực hiện, thông thường với sao kê online qua app bị giới hạn về chọn khoảng thời gian sao kê.

Bạn cũng có thể tự xuất file pdf hoặc excel bản thông tin mình vừa thực hiện sao kê.

Hiện nay thì nhiều tổ chức để tránh phát sinh các chi phí về đi lại, thời gian thì thường nhận sao kê qua email định kỳ theo tháng, quý, nửa năm hoặc cả năm, việc này sẽ được đăng ký khi mở tài khoản hoặc đăng ký thêm khi có nhu cầu gửi sao kê định kỳ. Bản sao kê này thường là bản pdf hoặc excel của hình thức sao kê online, nhưng nếu bạn muốn được gửi sao kê giấy có dấu và chữ ký của ngân hàng bạn cũng có thể yêu cầu luôn tại đơn và sao kê sẽ được chuyển phát nhanh định kỳ về công ty cho bạn.

Thông thường các tổ chức lớn hay yêu cầu gửi bản giấy định kỳ để thực hiện các giao dịch như vay vốn ngân hàng với các ngân hàng/ tổ chức tín dụng khác hoặc lưu chứng từ, vì những giấy tờ có dấu thường mới được các ngân hàng chấp nhận trong hồ sơ vay vốn. Còn tổ chức nhỏ có thể chỉ yêu cầu sao kê có dấu và chữ ký khi có nhu cầu giao dịch mà cần đến hồ sơ có dấu và chữ ký với số lượng giao dịch trong năm giá trị nhỏ và không thường xuyên.

Tạm kết

Như vậy, bài viết giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về khái niệm, ý nghĩa và quy trình sao kê trong lĩnh vực tài chính – ngân hàng. Ngoài ra, bài viết cũng hy vọng thông qua bài viết này, bạn đọc đã nhận thấy được sự quan trọng và cần thiết của sao kê trong việc kiểm soát và xác thực thông tin tài chính.

Thắc mắc thường gặp về sao kê tài khoản ngân hàng

Ai có quyền sao kê tài khoản ngân hàng?

Chủ tài khoản ngân hàng là người có quyền truy cập vào sao kê ngân hàng. Trong trường hợp tài khoản chung hoặc tài khoản doanh nghiệp, có thể có nhiều người có quyền truy cập vào sao kê. Tùy thuộc vào quy định của ngân hàng và các thỏa thuận giữa các bên, người đại diện pháp lý hoặc người uỷ quyền cũng có thể có quyền xem sao kê.

Sao kê ngân hàng lưu trữ trong bao lâu?

Thời gian lưu trữ sao kê ngân hàng có thể khác nhau tùy thuộc vào ngân hàng và quốc gia. Tuy nhiên, nó thường được lưu trữ trong một khoảng thời gian từ 5 đến 7 năm. Một số ngân hàng cũng cung cấp dịch vụ trực tuyến cho phép bạn truy cập vào các sao kê ngân hàng cũ.

Hủy tài khoản ngân hàng có sao kê được không?

Khi bạn đóng tài khoản ngân hàng, có khả năng bạn sẽ không thể truy cập vào các sao kê ngân hàng qua các kênh trực tuyến của ngân hàng nữa. Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu ngân hàng cung cấp các bản sao kê ngân hàng trước khi đóng tài khoản. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn cần thông tin từ sao kê cho các mục đích như làm thuế hoặc kiểm toán.